15 wenken voor de opdrachtgever

Opdrachtgever kan zijn:

a. locale overheid
b. particuliere stichting of vereniging
c. commerciële exploitant
d. mengvormen

1. Spreek tijdens oriëntatiebezoeken aan theaters en concertzalen met hun directeuren en chefs technische dienst, met regisseurs, decorontwerpers, musici, en architecten met ervaring in het bouwen van theaters.

2. Formuleer de motieven die aan de plannen tot bouw - en verbouw - ten grondslag liggen.

3. Bepaal en motiveer de hoofdfunctie van de accommodatie:

a. theater
b. muziektheater
c. concertzaal
d. zaal voor kleinkunst of margetheater
e. andere activiteiten: film, congressen, carnaval, etc.

Kies voor één duidelijke en volledig te realiseren functie, liever dan een (te) groot aantal functies die slechts onbeholpen kunnen worden gerealiseerd.

4. Onderzoek hoe groot het publieksbereik van de nieuwe accommodatie zal zijn, zowel wat aantal inwoners betreft als aantal vierkante kilometers.

5. Maak een inventarisatie van de theaters, concertzalen en culturele centra in de regio en geef aan op welke wijze de voorgenomen accommodatie daarop een aanvulling zal betekenen.

6. Waar zal de nieuwe accommodatie verrijzen? Zorg voor een zo aantrekkelijk mogelijke lokatie. Denk aan:

a. eventuele problemen, i.v.m. vervuilde grond;
b. eisen i.v.m. monumentenzorg, beschermd stads- of dorpsgezicht, bestemmingsplannen
c. voldoende steun van de politiek;
d. het oordeel van de omwonenden;
e. de bereikbaarheid voor het publiek, zowel met eigen als met openbaar vervoer;
f. voldoende parkeerruimte en bewaakte fietsenberging voor publiek en medewerkers;
g. de bereikbaarheid en de parkeerplaatsen voor de decorwagens; laden en lossen mag
na tienen 's avonds geen geluidshinder veroorzaken voor omwonenden;
h. ruimte voor eventuele latere uitbreidingen.

7. Wanneer het programma van eisen en andere wensen zijn geformuleerd, bepaal het daarvoor benodigde budget. Wanneer het beschikbare budget ontoereikend is, ga alle subsidie- en sponsormogelijkheden en -grenzen na. Wanneer het budget om alle functies te realiseren ontoereikend blijft, leert de ervaring dat het beter is een functie te schrappen dan alle functies gebrekkig te verwezenlijken.

8. Kunst kost geld: neem in de jaarlijkse begroting een programmeringbudget op.

9. Raam zo vroeg mogelijk het jaarlijkse exploitatietekort. Vergeet de onderhoudspost niet. Reserveer in de eerste jaren financiële ruimte voor het opheffen van eventuele onvolkomenheden in de bouw.

10. Besteed grote zorg aan de keuze van de architect en diens adviseurs (akoestiek, theatertechniek, constructie).
Formuleer opdracht aan architect en, simultaan, aan diens adviseurs.

11. Bepaal hoe de aanbestedingen zullen plaats hebben. Benoem een verantwoordelijke, of een verantwoordelijk bouwteam, voor het gehele project.

12. Zorg voor een doorzichtige financiële en technische voortgangscontrole tijdens de bouw.
Regel mogelijke arbitrage bij eventueel voorkomende geschillen. Geef de voortgangscontrole bij voorkeur in handen van een stuurgroep, waarin naast een afvaardiging van de politiek ook de (toekomstige) directeur en -indien reeds bekend - de chef technische dienst zitting hebben. Formuleer hoe beslissingbevoegdheid ligt bij eventuele tussentijdse wijzigingen in de plannen.

13. Bepaal de beheersvorm van de toekomstige accommodatie. Voorbeelden:

a. (gemeentelijke) overheid;
b. een gemeentelijke stichting
c. een particuliere stichting
d. een n.v.
e. een n.v. met een al of niet volledig commerciële exploitatie

14. Maak de zaalhuren flexibel: ook de lokale en regionale amateursgezelschappen en verenigingen moeten in het nieuwe gebouw kunnen optreden en feestvieren.

15. Zorg er voor dat de directeur al tijdens de bouw zijn eerste seizoen kan voorbereiden, het nodige personeel kan aantrekken en de publiekswerving ter hand kan nemen.